Stručnjak o fiskalizaciji: To je tek prvi korak, svaki račun košta devet eura

Iako fiskalizacija u Hrvatskoj postoji još od 2013. godine, kad ju je kao obvezu uveo tadašnji ministar financija Slavko Linić, brojni poduzetnici nisu bili spremni za njenu evoluciju koja se dogodila s 1. siječnjem ove godine.

Fiskalizacija 2.0, odnosno obveza izdavanja, zaprimanja i arhiviranja računa izdana elektroničkim putem, dijelu poduzetnika i računovođa stvorila je neugodnosti. Zabilježeni su brojni tehnički problemi, a informacijski posrednici, koji su dužni zaprimati, slati i arhivirati ulazne i izlazne račune brojnih tvrtki, odnosno fakture, često iz vlastitih razloga to nisu mogli činiti.

Situacija je eskalirala do te mjere da je Inicijativa profesionalnih računovođa Hrvatske (IPRH), nekoliko dana nakon početka obvezne fiskalizacije po novim pravilima održala sastanak s Poreznom upravom i APIS-om, kako bi im dočarala stanje na terenu.

Paralelno s time, Udruga Glas poduzetnika (UGP), predala je Ministarstvu financija peticiju s 9400 potpisa sa zahtjevima za lakšim provođenjem mjera, promjenom informacijskih prosvjednika, ali i nekažnjavanjem nenamjernih pogrešaka tijekom prvih šest mjeseci procesa.

"Nema apsolutno nikakvog razloga za strah i zabrinutost, niti uvodimo ovaj sustav kako bismo bilo koga kažnjavali i punili državni proračun s kaznama i maltretirali ljude", poručio je sad već bivši ministar financija Marko Primorac, tri tjedna nakon uvođenja fiskalizacije 2.0, poručivši svima koji javno izlaze s problematikom cijelog sustava da ne šire "bespotrebnu paniku i histeriju".

Njegov savjetnik iz Ministarstva financija, Matej Bule, priznao je krajem proteklog mjeseca da postoje određene "dječje bolesti" u sustavu, ali i da unatoč tome, sustav funkcionira, jer je u prvih 29 dana primjene fiskalizirano više od šest milijuna e-računa.

"Sustav ima određenih poteškoća, no znali smo da će se one dogoditi s obzirom na broj korisnika", priznao je Bule.

Organizacijska nespremnost

Doduše, treba reći i kako fiskalizacija u današnjem obliku postoji u sustavu javne nabave već nekoliko godina, no kako kaže za tportal Ivan Marković, direktor tvrtke Unitfly, koja se bavi automatizacijom dokumentacije i poslovnih procesa za srednje i velike tvrtke, "tržište je bilo preplavljeno informacijama, oglasima i ponudama različitih pružatelja usluga, što je kod dijela poduzetnika stvorilo dodatnu zbunjenost i otežalo donošenje odluka."

No, ističe, jedan od razloga nespremnosti dijela domaćeg tržišta za fiskalizaciju leži i u organizacijskoj nespremnosti. Pritom dodaje kako izvještaj Europske komisije za 2024. godinu pokazuje da je svega 56 posto malih i srednjih poduzeća u Hrvatskoj bilo digitalizirano.

"Ovisno o spremnosti organizacije, takve promjene mogu biti stresne. Taj stres se u velikoj mjeri može izbjeći kvalitetnom pripremom, pravim izborom tehnologije i, možda najvažnije, edukacijom zaposlenika. Otpor digitalizaciji često proizlazi iz neznanja, a kada ljudi kroz konkretne primjere vide da im digitalni alati zapravo olakšavaju rad i štede vrijeme, taj se otpor brzo smanjuje. U tom kontekstu, Fiskalizaciju 2.0 više vidim kao priliku nego problem", ustvrdio je Marković.

On fiskalizaciju ne vidi samo kao zakonsku obvezu, već i kao priliku da tvrtke počnu razvijati poslovne procese u digitalnom okruženju. To će, kaže, donijeti uštedu vremena i troškova, ali i operativnu transparentnost i kontrolu nad financijama.

"Svijest o potrebi digitalizacije u Hrvatskoj definitivno postoji i sve je izraženija, ali razina spremnosti na promjene jako varira. Često se susrećemo s mindsetom u kojem se digitalizacija doživljava kao nešto što će 'netko izvana riješiti' umjesto da se proces doživljava kao interna transformacija poslovanja", istaknuo je Marković te dodao da je digitalna zrelost domaćih kompanija još uvijek na početnom, pa čak i srednjem nivou.

"Mnoge tvrtke digitalizaciju doživljavaju kao jednokratni projekt, a ne kao kontinuirani proces poboljšanja. Tek kada organizacije shvate da digitalna zrelost podrazumijeva automatizaciju i integraciju podataka i kulturu kontinuiranog poboljšanja procesa, mogu značajno povećati konkurentnost i brzinu donošenja odluka. Digitalno zrele tvrtke ostvaruju bolju kontrolu nad procesima, brže se prilagođavaju promjenama i otpornije su na sve češće ekonomske i tržišne nestabilnosti", dodao je direktor Unitflyja.

Tehnologija nije izazovna

Najveće izazove fiskalizacije 2.0 on ne vidi u tehnologiji, što je i bio najčešći prigovor poduzetnika i računovođa, već u procesima i strategiji poslovanja. Pritom kao najveću grešku ističe to što se primjena same fiskalizacije promatra kao zaseban informatički projekt, bez jasne slike o poslovanju i dugoročnim ciljevima.

"Svaka implementacija trebala bi započeti strateškim razmišljanjem – gdje se to rješenje uklapa u ukupnu digitalizaciju tvrtke, tko će ga koristiti i kakvu konkretnu vrijednost treba donijeti", rekao je Marković.

Drugi je problem što se i unatoč digitaliziranom procesu, brojne radnje i dalje odvijaju ručno. "I dalje se susrećemo sa situacijama u kojima e-računi završavaju u mailovima ili Excel tablicama, što onemogućuje kvalitetnu kontrolu, praćenje statusa i pravovremeno reagiranje", dodao je.

Nedostatak definiranih poslovnih pravila unutar tvrtki, počevši od toga tko je zadužen za odobravanje računa, u kojem roku, pa do toga kako će se cijeli proces pratiti i dokumentirati, Marković vidi kao treći problem koji je izazvao nesnalaženje domaćih tvrtki s fiskalizacijom.

"Tvrtke najčešće 'zapnu' kada pokušaju digitalizirati pojedinačne dijelove procesa bez jasne end-to-end strategije. Prava vrijednost dolazi tek kada se pokrije cijeli 'životni ciklus' računa, od zaprimanja, preko obrade i odobravanja, do arhiviranja i jasnog revizijskog traga", naglasio je Ivan Marković.

Početak modernog poslovanja

Njegova tvrtka poduzetnicima nudi tehnološka rješenja poput DocuSigna i Microsoftova M-Filesa, sustava koji služe za obradu, čuvanje, razmjenu i elektronsko potpisivanje dokumenata. Pritom naglašavaju integraciju novih rješenja s postojećim poslovnim sustavima, ali i modernizaciju. Na primjeru jednog fiskaliziranog računa, Marković je objasnio koliko svaki poduzetnik može uštedjeti vremena i novca.

"Obrada jednog računa mogla je koštati više od devet eura, računi su se prenosili od stola do stola, a proces nabave i proces odobravanja računa vodili su se u odvojenim sustavima, što je stvaralo zbrku i dodatne troškove. Nakon implementacije M-Filesa u kombinaciji s Docusignom, vrijeme potrebno za obradu računa smanjilo se s nekoliko dana ili tjedana na nekoliko minuta i par klikova", objasnio je.

Zbog toga fiskalizaciju u današnjem obliku smatra temeljem modernog poslovanja i početnom razinom digitalizacije. No, uz vodič kojeg je izdao, naglašava da je prvi korak prema digitalizaciji poslovanja postavljanje jasne strategije upravljanja informacijama. Zatim slijede automatizacija ključnih procesa, a tek potom smisleno korištenje naprednih tehnologija.

"Zato je važno ići postepeno. Kako organizacije povećavaju digitalnu zrelost, ne samo kroz alate, nego i kroz način razmišljanja i upravljanje procesima, stvaraju stabilne temelje za dugoročnu vrijednost", zaključio je Ivan Marković iz Unitflyja.